Apa Itu Quotation? Kenali Pengertian, Jenis, dan Contohnya

Istilah quotation adalah istilah yang umum digunakan dalam dunia bisnis untuk transaksi jual beli, seperti permintaan dan penawaran. Quotation menjadi hal yang perlu Anda ketahui apabila ingin mulai berbisnis. Anda mungkin mulai bertanya-tanya dan mencari tahu apa itu quotation dalam dunia bisnis, bukan?

Pada kesempatan kali ini, Inklusi Uang akan memberikan Anda ulasan lengkap mengenai quotation. Mulai dari pengertian, cara kerja, tujuan, jenis, struktur, hingga contoh quotation adalah informasi yang akan Anda temukan melalui artikel ini. Anda dapat menyimak ulasan selengkapnya yaitu sebagai berikut.

Pengertian Quotation

Apabila suatu perusahaan ingin melakukan transaksi barang, hal yang perlu diperhatikan adalah dokumentasi atau bukti transaksi pada faktur transaksi. Selain itu, surat penawaran atau dikenal dengan quotation juga diperlukan pada kegiatan ini. Quotation adalah surat untuk penawaran yang akan diberikan kepada pelanggan setelah mendapat permintaan barang dari sebuah perusahaan.

Quotation atau sales quotation adalah langkah pertama yang dilakukan dalam melakukan transaksi penjualan B2B atau Business to Business. Hal ini dilakukan dengan menghubungi tim sales perusahaan yang dituju lalu surat pengajuan penawaran akan dikirimkan sesuai dengan yang ingin diajukan.

Quotation sering dianggap sama dengan faktur penjualan. Nyatanya, keduanya merupakan dua hal yang berbeda. Quotation adalah dokumen penawaran barang atau jasa yang akan diberikan untuk pelanggan. Sedangkan, faktur penjualan merupakan dokumen yang akan didapatkan karena terdapat proses penjualan dari pihak perusahaan.

Bagaimana Quotation Bekerja?

Suatu perusahaan yang sedang membutuhkan barang biasanya akan melalui tahap Request for Quotation atau RFQ. Request for quotation adalah tahapan untuk meminta penawaran kepada beberapa vendor yang dilakukan oleh suatu perusahaan atau unit bisnis. 

Jika RFQ telah diajukan, vendor yang dituju kemudian akan memberikan daftar barang atau jasa yang diperlukan serta perkiraan harganya. Harga masih dapat berubah sesuai dengan kesepakatan antara vendor dengan perusahaan terkait. Perusahaan kemudian dapat memilih vendor yang melakukan penawaran terbaik untuk kebutuhan barangnya.

Jika masing-masing pihak telah setuju dengan penawarannya, proses pemesanan barang kemudian akan dilakukan. Pihak vendor kemudian akan memasok kebutuhan barang yang telah diajukan pada surat tersebut.

Setelah seluruh kebutuhan barangnya diterima, perusahaan selanjutnya akan melakukan pengecekan kuantitas serta kondisi barang. Apabila telah sesuai dan tidak memiliki keluhan, perusahaan tersebut akan membuat invoice atau rincian transaksi dan melakukan pembayaran kepada vendor. Hal terakhir yang perlu dilakukan adalah vendor memberikan kuitansi kepada perusahaan sebagai bukti pembayaran.

Tujuan Quotation

Tujuan dari adanya surat penawaran atau quotation adalah sebagai bentuk kesepakatan antara pemasok dan penerima terhadap jenis barang yang dibutuhkan, harga, minimal pembelian barang, serta metode pembayaran. 

Surat penawaran ini masih dalam bentuk perencanaan dari dilakukannya sebuah transaksi. Seluruh kesepakatan yang terjadi setelah penawaran telah dilakukan oleh pihak pemasok nantinya akan diterbitkan pada faktur penjualan. Tentu saja, faktur penjualan akan didapatkan apabila transaksi kedua belah pihak telah selesai. 

Jenis-Jenis Quotation

Penawaran atau quotation ini terbagi menjadi 2 jenis di dalam kegiatan transaksi. Kedua jenis penawaran ini diantaranya yaitu vendor quotation dan costumer’s quotation. Penjelasan lebih lanjut mengenai kedua jenis quotation adalah sebagai berikut.

Vendor Quotation

Vendor quotation merupakan penawaran yang telah disusun oleh pihak perusahaan kepada supplier. Apabila suatu perusahaan sedang membutuhkan barang dan hendak melakukan suatu kesepakatan dengan pemasok, jenis surat ini akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk ditawarkan kepada pemasok.

Customer’s Quotation

Customer’s Quotation merupakan jenis surat untuk penawaran atau daftar kesepakatan yang dibuat perusahaan dengan tujuan untuk mendapatkan pelanggan atau konsumen. Jenis surat penawaran ini dilakukan sebagai bentuk penawaran penjualan barang atau jasa perusahaan kepada pelanggannya.

Struktur dalam Quotation

Sebagai salah satu dokumen resmi dalam dunia bisnis, surat penawaran memiliki strukturnya tersendiri. Dalam penyusunan surat ini, perusahaan perlu memperhatikan beberapa hal dalam strukturnya. Struktur surat dalam quotation yaitu sebagai berikut.

Pembuka

Biasanya, bagian pembuka pada surat penawaran akan memuat informasi mengenai profil perusahaan secara singkat. Selain itu, pada pembuka ini perusahaan juga dapat mempromosikan unit usahanya dengan tujuan untuk mengenalkan diri serta menarik minat pihak yang dituju.

Isi

Bagian isi ini akan menjelaskan informasi mengenai barang yang ingin ditawarkan. Informasi tersebut diantaranya yaitu jenis, kuantitas, jumlah minimal pemesanan, cara pembayaran, dan masih lain sebagainya. 

Penutup

Bagian penutup pada surat penawaran ini biasanya berisi harapan perusahaan agar dapat menjalin kerja sama dengan pihak yang dituju. Selain itu, bagian penutup juga diisi dengan kalimat penutup, seperti ucapan terima kasih.

Contoh Quotation

Surat penawaran merupakan hal yang umum dibutuhkan dalam alur transaksi jual beli perusahaan. Apabila Anda belum mengetahui quotation secara jelas, Inklusi Uang akan memberikan contoh quotation letter seperti berikut ini.

Selanjutnya, bagian lampiran dari contoh surat penawaran ini merupakan tabel rincian barang-barang yang dibutuhkan pada pembuatan mobil ambulans. Rincian tersebut terdiri dari spesifikasi, satuan ukuran, volume, harga satuan, serta total harga.

Demikian penjelasan mengenai quotation yang dapat Inklusi Uang berikan. Quotation adalah dokumen yang memiliki kaitan erat dengan permintaan penjualan serta pembelian. Oleh karena itu, Anda yang ingin masuk ke dalam dunia bisnis sudah seharusnya memahami hal ini lebih baik terlebih dahulu. 

Jangan lupa ikuti terus laman web Inklusi Uang untuk informasi lengkap mengenai dunia finansial lainnya. Yuk, cerdas finansial bersama Inklusi Uang!