Apa Itu Pencatatan Akuntansi? Mengenal Fungsi dan Tahapannya

Dalam melakukan suatu usaha bisnis, Anda perlu melakukan berbagai macam hal yang berkaitan dengan administrasi. Salah satu kegiatan administrasi yang wajib dilakukan dalam berbisnis yaitu pencatatan akuntansi. Pencatatan adalah aktivitas pengumpulan data yang berfungsi untuk mengetahui kondisi perusahaan. Lantas, bagaimana siklus dari pencatatan?

Inklusi Uang pada kesempatan kali ini akan mengulas informasi yang berkaitan dengan pencatatan finansial atau akuntansi secara keseluruhan. Adapun informasi yang akan dijelaskan diantaranya yaitu pengertian, jenis, fungsi, serta tahapan pencatatan. Simak informasi pencatatan selengkapnya di bawah ini, ya.

Apa Itu Pencatatan Akuntansi?

Sebenarnya, apa itu pencatatan di dalam dunia keuangan? Pencatatan adalah kegiatan dokumentasi serta pembukuan dimana aktivitas yang terlibat diantaranya yaitu penyusunan laporan keuangan serta catatan lain yang berhubungan dengan audit serta peninjauan finansial.

Hal-hal yang mencakup dalam pencatatan adalah aset dan liabilitas, transaksi keuangan, general ledger, jurnal, faktur, cek, serta dokumen finansial lainnya. Catatan akuntansi seringkali ditinjau sebagai audit, pemeriksaan kesesuaian dan transparansi, ataupun kebutuhan bisnis lainnya. 

Kegiatan pencatatan ini biasanya diawasi oleh lembaga tertentu. Beberapa lembaga mengharuskan perusahaan untuk menyimpan laporan akuntansi dalam beberapa tahun jika seandainya perlu ditinjau kembali oleh auditor.

Aturan mengenai pencatatan ini berbeda-beda di setiap negaranya. Sebagai contoh, Amerika Serikat melalui Securities and Exchange Commission (SEC) menetapkan regulasi kantor akuntan untuk audit dan menyimpan laporan akuntansi suatu perusahaan setidaknya selama 7 tahun.

Fungsi Pencatatan

Sebagai kegiatan yang wajib dilakukan dalam berbisnis, pencatatan memiliki fungsinya tersendiri. Adapun fungsi pencatatan adalah sebagai berikut.

• Untuk merangkum seluruh kegiatan transaksi dalam suatu perusahaan
• Alat untuk mengkategorikan transaksi berdasarkan jenis akunnya
• Untuk mengetahui keseimbangan jumlah rekening aktiva dan pasiva perusahaan
• Untuk mengetahui setiap perubahan aset yang dimiliki oleh perusahaan
• Sebagai alat analisis dan bahan informasi yang digunakan untuk menyusun laporan keuangan dengan lengkap

Sistem dan Metode Pencatatan

Kegiatan pencatatan pada bisnis terbagi menjadi 2 metode, yaitu single entry dan double entry. Kedua sistem pencatatan tersebut akan dibahas melalui penjelasan di bawah ini.

Single Entry

Single entry merupakan metode pencatatan yang umumnya digunakan oleh bisnis rintisan atau bisnis kecil. Pencatatan dengan single entry hanyalah daftar transaksi yang dinilai dapat mempengaruhi akun kas. Pada metode ini, laporan finansial perusahaan tidak memerlukan neraca untuk keperluan pajak maupun kontrol keuangan.

Double Entry

Double entry adalah metode pencatatan setiap transaksi perusahaan yang dilakukan sebanyak dua kali, yaitu pada sisi debit dan sisi kredit. Metode double entry ini sangat diperlukan oleh perusahaan yang harus menghasilkan akun neraca dan laba rugi.

Apa Saja Siklus dan Tahapan Pencatatan Akuntansi?

Umumnya, pencatatan ini terdiri dari 5 tahapan, yaitu identifikasi dan analisis transaksi, jurnal, buku besar atau general ledgers, trial balances, dan laporan keuangan atau financial statement. Penjelasan dari masing-masing laporan pencatatan adalah sebagai berikut.

Identifikasi dan Analisis Transaksi

Identifikasi dan analisis transaksi merupakan tahapan yang menjadi titik awal dalam catatan akuntansi. Akuntan diharuskan untuk mencatat setiap transaksi yang dilakukan oleh perusahaan dan menganalisis pengaruh setiap transaksi tersebut terhadap kondisi finansial perusahaan.

Pencatatan ke Dalam Jurnal

Tahapan selanjutnya yaitu memasukkan transaksi ke dalam jurnal. jurnal ini nantinya berisi segala catatan transaksi lebih lanjut. Lebih tepatnya, hal-hal yang berkaitan dengan transaksi keuangan akan tercatat di jurnal ini. Beberapa perusahaan biasanya mencatat jurnal secara terpisah untuk pemasukan dan pengeluarannya.

General Ledgers

General ledger dalam pencatatan adalah proses pemindahan data transaksi dari jurnal ke dalam buku besar yang dibagi berdasarkan jenis transaksinya. Secara umum, general ledger atau buku besar ini juga akan memuat informasi mengenai aset tertentu dari perusahaan dalam satu periode. 

Pada tahapan ini, setiap transaksi nantinya akan diberi nomor atau kode tertentu. Maka dari itu, General ledger akan memudahkan auditor untuk mencari dan menilai transaksi serta mengkategorikannya dalam penyusunan neraca dan laporan keuangan.

Penyusunan Neraca Saldo atau Trial Balances

Trial balance atau neraca saldo merupakan penjumlahan semua debit dan kredit perusahaan dalam siklus bisnis. Pada tahapan ini, seluruh daftar transaksi harus telah urut dan seimbang. Neraca saldo akan berisikan daftar kas atau saldo dari masing-masing akun pada general ledger dalam periode tertentu.

Di dalam neraca saldo, segala transaksi dan akun-akun finansial akan terbagi ke dalam kelompok aset atau aktiva maupun pasiva. Kemudian, jumlah aktiva dan pasiva harus ditinjau agar telah seimbang atau berjumlah sama besar.

Penyusunan Laporan Keuangan atau Financial Statements

Tahapan selanjutnya yaitu penyusunan laporan keuangan. Apabila data telah dari neraca saldo telah sesuai, akuntan kemudian dapat menyusun laporan keuangan. Informasi yang dimuat dalam laporan keuangan diantaranya yaitu arus kas, laba rugi, perubahan modal, likuiditas, dan lain sebagainya. 

Penutupan

Tahapan terakhir, yaitu tahapan penutupan. Pada tahapan ini, akuntan akan menutup rekening laba rugi atau rekening nominal. Untuk menutupnya, akuntan dapat membuat nilai dari rekening tersebut menjadi nihil. Tujuan dari dilakukannya tahapan ini yaitu untuk melihat aliran pada sumber dana selama periode akuntansi tersebut berjalan.

Baca juga: Mengenal Apa Itu Annual Report dan Fungsi Utamanya

Demikian ulasan mengenai pencatatan yang dapat Inklusi Uang sampaikan. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, pencatatan adalah kegiatan pengumpulan data mengenai kondisi perusahaan secara rinci pada periode waktu tertentu. Maka dari itu, pencatatan adalah hal yang cukup penting dilakukan apabila Anda hendak berbisnis. Semoga artikel ini dapat bermanfaat.